PUSKESMAS

BAB I
PENDAHULUAN

I.1 Latar Belakang

Perkembangan teknologi informasi dan sistem informasi di dunia modern ini sangatlah pesat sehingga suatu instansi atau perusahaan tidak terlepas dari penggunaan komputer sebagai alat bantu pengolahan data yang canggih. Salah satu pertimbangan suatu perusahaan dalam penggunaan komputer diantaranya adalah dapat tersedianya data yang dapat memberikan informasi yang handal, cepat, akurat, dan tepat waktu. Cara-cara manual mungkin saja masih dapat dipergunakan apabila data yang diolah masih sedikit.

Berdasarkan hasil penelitian dan wawancara terhadap salah satu puskesmas di Depok yaitu Puskesmas SukmaJaya, makin lama makin dirasakan bahwa pengolahan data dengan cara manual semakin banyak menunjukkan kelemahan. Tentu saja sumber daya manusia yang mengolahnya akan merasakan kejenuhan dan selanjutnya informasi yang dihasilkan menjadi tidak akurat lagi. Selain itu, keterlambatan informasi yang diperlukan dapat menyebabkan tertundanya pencapaian tujuan dan akhirnya akan memperlambat perkembangan.

Karena pencatatan masih dilakukan secara manual, maka pembuatan laporan juga masih dilakukan secara manual dari mengumpulkan berkas-berkas, arsip, catatan-catatan kertas harian yang direkap berdasarkan jenis laporan yang akan dibuat sehingga penyampaian laporan ke dinas kesehatan menjadi sering terlambat.

Oleh karena itu, berdasarkan latar belakang diatas maka Puskesmas SukmaJaya bermaksud membangun Sistem Informasi Puskesmas yang sesuai dengan kebutuhan Puskesmas itu sendiri yang nantinya diharapkan dapat membantu dalam menyelesaikan bebagai macam masalah yang di hadapi sehingga terciptalah kinerja yang efektif dan efisien dalam pelayanan kesehatan masyarakat.



I.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah disebutkan, maka rumusan masalah yang akan dibahas dalam penelitian ini adalah bagaimana membangun sistem manajemen data di instansi puskesmas yang dapat menyimpan dan mengolah data yang masuk dari tiap-tiap keluhan pasien, sehingga membantu dalam penyimpanan dan pelaporan data dari Dinas Kesehatan Kota.


I.3 Tujuan

Penelitian ini bertujuan untuk membangun sistem informasi kesehatan puskesmas untuk menunjang terlaksananya manajemen data dan informasi kesehatan di masyarakat , sehingga data yang masuk dapat dikelola dan disimpan dengan baik.


I.4 Manfaat

a) Menghilangkan kendala yang dihadapi puskesmas itu dalam pencatatan data yang tidak teratur.

b) Dapat membuat laporan dengan cepat karena datanya sudah ada di database yang dimasukan setiap harinya diantaranya laporan kunjungan pasien harian dan dan kunjungan pasien bulanan, laporan data penyakit bulanan , laporan data pegawai , laporan data barang inventaris medis dan pelayanan kesehatan puskesmas dan laporan data obat.


c) Mempermudah dan mempercepat pencarian data pada saat user ingin memperoleh data. Dengan begitu diharapkan waktu yang dibutuhkan user untuk mengakses data lebih cepat dan efisien.




BAB II
LANDASAN TEORI

II.1 Konsep Dasar Sistem

Kegiatan yang dilaksanakan oleh suatu organisasi didasarkan pada suatu ketentuan atau aturan tertentu. Pendefinisian suatu aturan digambarkan sebagai suatu sistem dalam organisasi tersebut. Terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan suatu sistem. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur oleh Jerry Fitz Gerald mendefinisikan suatu sistem sebagai berikut, “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.” (1981).
Menurut McLeod yang telah diterjemahkan oleh Hendra Teguh, siklis hidup sistem ialah proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem atau sub sistem informasi berbasis computer yang terdiri dari serangkaian tugas erat yang mengikuti langkah pendekatan sistem.
Menurut Krismiaji, bahwa siklus hidup sebuah sistem terdiri dari lima tahap, yaitu sebaga berikut:
Aa








Analisis sistem adalah suatu kegiatan penelitian terhadap sistem lama dengan tujuan untuk merevisi sistem yang lama atau merancang sisitem baru untuk suatu perusahaan, analisis sistem terdiri dari lima aktivitas :
Tahap



















Tujuan :
1. Investigasi Awal
• Menyelidiki setiap aktivitas penyusunan untuk menentukan persoalan yang harus dipecahkan.
• Melakukan studi kelayakan awal.
2. Survei Sistem :
• Mempelajari sistem sekarang untuk memperoleh pemahaman kerja sistem itu.
3. Studi Kelayakan :
• Melaksanakan analisis kelayakan secara mendalam.
4. Menentukan Syarat Informasi & Syarat Sistem :
• Mengindentifikasi kebutuhan informasi para pemakai.
• Menentukan tujuan sistem baru.
5. Laporan Analisis Sistem :
• Menyerahkan berbagai temuan selama tahap analisis sistem kepada pihak manajemen.








II. 2 Konsep Dasar Informasi
Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan.
Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan jamak dari bentuk tunggal datum atau data-item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.

Menurut Fathansyah, pengarang buku Basis Data : “Data adalah reprensi fakta dunia yang mewakili suatu objek seperti manusia, barang, hewan, dsb, yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, dan kombinasinya “.
Data dapat didefinisikan sebagai bahan keterangan tentang kejadian-kejadian nyata atau fakta-fakta yang dirumuskan dalam sekelompok lambang tertentu yang tidak acak yang menunjukan jumlah, tindakan atau hal. Data dapat berupa catatan-catatan dalam kertas, buku atau tersimpan sebagai file dalam basis data.

II.3 Konsep Dasar Sistem Informasi

Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen didalam pengambilan keputusan. Pertanyaannya adalah darimana informasi tersebut didapatkan? Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (information systems) atau disebut juga dengan processing system atau information processing system atau information generating system.

Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roescoe Davis sebagai berikut : “Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi yang menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.”


BAB III
SIMPUS
(SISTEM INFORMASI PUSKESMAS)

III.1 Pengembangan Simpus
SIMPUS (Sistem informasi Manajemen Puskesmas ) adalah suatu sistem informasi manajemen proses dari kinerja keseharian institusi Puskesmas dengan menggunakan suatu aplikasi / software dengan tujuan akhir mempermudah proses pekerjaan.
Puskesmas sebagai salah satu institusi pelayanan umum, dapat dipastikan membutuhkan keberadaan sistem informasi yang akurat dan handal, serta cukup memadai untuk meningkatkan pelayanan puskesmas kepada para pengguna (pasien) dan lingkungan terkait. Dengan lingkup pelayanan yang begitu luas, tentunya banyak sekali permasalahan kompleks yang terjadi dalam proses pelayanan di puskesmas.
SIMPUS mempunyai tujuan pengembangan, antara lain:
• Terbangunnya suatu perangkat lunak yang dapat digunakan dengan mudah oleh puskesmas.
• Membantu dalam mengolah data puskesmas dan dalam pembuatan berbagai pelaporan yang perlukan.
• Terbangunnya suatu sistem database untuk tingkat kabupaten/kota.
• Terjaganya data informasi dari puskesmas dan Dinas Kesehatan.
• Terwujudnya unit informatika di Dinas Kesehatan Kabupaten yang mendukung terselenggaranya proses administrasi yang dapat meningkatkan kwalitas pelayanan dan mendukung pengeluaran kebijakan yang lebih bermanfaat untuk masyarakat.
Simpus sebagai salah satu aplikasi yang mendukung kinerja pemerintahan, jelas membutuhkan langkah-langkah dan strategi yang jelas yang harus dijalankan. Salah satunya adalah pengembangan.Langkah-langkah pengembangan dapat berupa program pra-implementasi dan program pasca-implementasi.
Beberapa langkah yang harus dilakukan antara lain:
• Pendataan awal Berbagai masalah baik dari segi perangkat keras ataupun calon petugas data.
• Pembentukan team informasi Baik tingkat puskesmas atau tingkat dinas kesehatan.
• Inventarisasi data-data dasar, Baik untuk tingkat puskesmas ataupun tingkat dinas kesehatan.
Data-data dasar itu antara lain :
 Data puskesmas,
 Data petugas medis,
 Data tempat pelayanan kesehatan,
 Data obat-obat gudang farmasi,
 Data diagnosis, dan beberapa data-data dasar lainnya.
• Sosialisasi data-data dasar. Hal ini perlu dilakukan ke semua staf medis dan petugas di puskesmas supaya lebih mengenal sedini mungkin sistem yang akan dipakai.
• Pelatihan petugas SIMPUS. Dalam proses masukkan data.
• Ujicoba implementasi.
• Evaluasi, Dilakukan untuk mencari masukkan dan juga memberi masukkan kepada semua pihak yang terkait dalam pengembangan SIMPUSKESMAS.
Dengan adanya teknologi informasi jaringan telekomunikasi, Data aplikasi SIMPUS dapat di integrasikan antara Puskesmas – puskesmas dengan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota sehingga akses control terhadap data kegiatan operasional seluruh Puskesmas dalam satu Kabupaten/Kota dapat dilakukan dengan lebih mudah, efektif dan efisien.
Arsitektur Aplikasi PUSKESMAS dirancang secara modular dengan mengimplementasikan konsep three tier , Yaitu Suatu Konsep arsitektur system yang berlapis berdasarkan Fungsi dan Peran. Keuntungan dari konsep ini terhadap aplikasi adalah akan memberikan tingkat adaptasi yang tinggi terhadap kemungkinan perubahan/penambahan kebutuhan dimasa yang akan datang.

III.2 Modul Simpus

Perlu adanya analisis terhadap sistem yang sedang berjalan, sebelum melakukan perancangan sistem, dengan tujuan untuk mengevaluasi permasalahan serta hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Tujuan dari analisis dan evaluasi sistem adalah untuk menganalisa terhadap sistem pengolahan data pelayanan kesehatan kunjungan pasien mulai dari pendaftaran pasien baru, pendaftaran pasien lama (registrasi), pencatatan hasil pemeriksaan, pengambilan obat sampai pembuatan laporan pada sistem yang sedang berjalan pada saat ini.

Berdasarkan hasil analisa terhadap sistem yang sedang berjalan terdapat beberapa masalah yang timbul terutama dalam prosedur pelayanan kesehatan kunjungan pasien yang berobat diantaranya :
1) Pencatatan kunjungan pasien mulai dari pendaftaran, pencatatan hasil pemeriksaan, pencatatan obat dan pencatatan data lainnya masih dilakukan secara manual sehingga mengakibatkan penyimpanan data tidak teratur.
2) Pencarian data sangat lama karena data berupa tumpukan berkas-berkas yang tidak sistematis. Masalah yang timbul dalam pencarian diantaranya adalah untuk kunjungan pasien lama apabila kartu pasien (berisi data pasien) tidak dibawa atau hilang maka pasien dianggap sebagai pasien baru selain itu dokter atau perawat mengalami kesulitan dalam penanganan selanjutnya karena datanya tidak ada.
3) Pencatatan penerimaan dan pengeluaran obat tidak teratur sehingga tidak dapat mengontrol stok yang ada.
4) Pembuatan laporan kunjungan pasien, laporan LB1 (laporan penyakit pasien), laporan penerimaan dan pengeluaran obat yang sering terlambat dan tidak akurat yang dikarenakan mengalami kesulitan dalam merekap data dari tumpukan berkas sehingga banyaknya waktu yang akan terbuang dalam pembuatan laporan.
5) Pencatatan data pegawai yang tidak terorganisir.
6) Kepala puskesmas mengalami kesulitan dalam mengontrol kegiatan pelayanan kunjungan pasien dalam hal pencarian dan permintaaan informasi atau pelaporan karena sistem yang ada terlihat rumit dan dokumen laporan terlihat banyak.


Contoh Model Simpus:
• Kepegawaian
 Jabatan
 Golongan
• Obat
 Daftar Obat
 Bentuk obat
 Golongan Obat
 Jenis Obat
 Satuan Obat
• Pasien
 Hubungan keluarga
 Jenis pasien
 Kelompok umur
 Kepala keluarga
 Pasien
• Penyakit dan Pencegahan
 Diagnosa penyakit
 Jenis penyakit
 Jenis tindakan
 Klasifikasi ISPA
 Klasifikasi KUSTA
• Umum
 Agama
 Akseptor KB Kecamatan – Desa/kelurahan
 Pendidikan.
• Loket
 Registrasi
• Gudang Obat
 Pengambilan obat.
 Penerimaan obat
 Permintaan obat
• Puskesmas
 Jenis jamban
 Jenis lantai
 Jenis peralatan
 Jenis tembok
 Rujuk Sumber air minum
 Tempat pembuangan sampah Puskesmas
 Pegawai puskesmas
 Peralatan puskesmas
 Stok obat puskesmas
• Poli
 Balai Pengobatan Umum
 Balai Pengobatan Gigi.
 Laboratorium KIA/KB
 Rawat inap
• Kartu Kesehatan
 Kartu ibu hamil
 Kartu ISPA
 Kartu KB
 Kartu Kusta
 Kartu TB
• Pelaporan Laporan 10 besar penyakit yang sering diderita pasien.
 Laporan Balai Pengobatan Gigi.
 Laporan Bulanan Kegiatan Puskesmas (LB4)
 Laporan Bulanan KIA/KB (LB3)
 Laporan Bulanan Penyakit (LB1)
 Laporan jumlah dan jenis peralatan Puskesmas.
 Laporan Pemakaian obat
 Laporan Penggunaan narkotika/psikotropika
 Laporan jumlah dan jenis tenaga puskesmas.

















III.3 Model Sistematika Simpus
Sistematika pada Simpus mempunyai pengertian yang sangat luas, tidak hanya sekedar kegiatan pencatatan, akan tetapi mempunyai pengertian sebagai suatu sistem penyelenggaraan rekam medis yaitu mulai pencatatan selama pasien mendapatkan pelayanan medik , dilanjutkan dengan penanganan berkas yang meliputi penyelenggaraan penyimpanan serta pengeluaran berkas dari tempat penyimpanan untuk melayani permintaan/peminjaman apabila dari pasien atau untuk keperluan lainnya.

Berikut ini contoh sistematika / alur pada sistem informasi puskesmas :
•






1. Loket Pendaftaran
• Registrasi Administrasi
• Pencatatan Biodata
• Pengisian & Penyerahan Kartu Berobat
2. Ruang Pemeriksaan
• Pencatatan Data Medik
3. Pemeriksaan Lanjutan
• Pencatatan Data Status
• Pencatatan Hasil Pemeriksaan Penunjang


4. Tindakan
• Pencatatan Tindakan
• Daftar Yang Dirujuk
• Rekam Perawatan
5. Pengumpulan Rekam Medik
• Kode Penyakit
• Data Penyakit & Masalah Kesehatan Lainnya
6. Penyimpanan Rekam Medik
• Laporan Bulanan
• Laporan Keuangan
• Laporan Obat-Obatan
• Laporan Inventaris
• Analisis Quality Assurance














KESIMPULAN
SIMPUS (Sistem informasi Manajemen Puskesmas ) adalah suatu sistem informasi manajemen proses dari kinerja keseharian institusi Puskesmas dengan menggunakan suatu aplikasi / software dengan tujuan akhir mempermudah proses pekerjaan.
Puskesmas sebagai salah satu institusi pelayanan umum, dapat dipastikan membutuhkan keberadaan sistem informasi yang akurat dan handal, serta cukup memadai untuk meningkatkan pelayanan puskesmas kepada para pengguna (pasien) dan lingkungan terkait. Dengan lingkup pelayanan yang begitu luas, tentunya banyak sekali permasalahan kompleks yang terjadi dalam proses pelayanan di puskesmas, antara lain :
1.Sumber utama data dan informasi kesehatan adalah rekam medis
2. Rekam medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun terekam tentang identitas ,penentuan fisik , laboratorium, diagnosa segala pelayanan dan tindakan medik yang diberikan kepada pasien dan pengobatan baik yang dirawat inap , rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat
3. Data pasien dapat digunakan sebagai informasi untuk pasien tersebut (INDIVIDU)
dan informasi MANAJEMEN
4. Kompilasi data individu dapat menggambarkan dan digunakan sebagai informasi
Masyarakat.
5. Sistem Informasi kesehatan khususnya pada puskesmas adalah upaya untuk mengumpulkan, mengolah dan mengubahnya menjadi informasi yang digunakan untuk penyusunan kebijakan, penyusunan program dan penelitian.